En muchas oficinas, cuanto más ocupado estás, más desordenado y menos productivo se vuelve tu ambiente de trabajo. Para mejorar la eficiencia, es crítico que integre un sistema que asegure que su espacio de oficina permanezca despejado. Esto puede parecer una tarea sencilla, pero cuando usted está en su oficina todos los días puede acostumbrarse, y casi inmune, al desorden.
Esto puede causar posteriormente problemas de organización sin siquiera darse cuenta del atraco. El uso de los sistemas de organización puede tener una correlación directa con la productividad, tanto si se aplica para mantener la oficina limpia, como si lo hace para crear el proceso de distribución perfecto.
Por qué debería usted desclasificar
Así que además de mantener una oficina limpia y ordenada, ¿Cuáles son los beneficios de mantener tu oficina libre de desorden?
- Aumento de la productividad: Cuanto menos tiempo pases tratando de encontrar objetos y documentos específicos, más tiempo puedes pasar enfocándote en tu trabajo. La búsqueda de sus documentos en la nube también puede darle un mayor control y acceso a los documentos mientras mantiene su oficina limpia.
- Tranquilidad: el desorden no sólo afecta a tu espacio físico, sino también al mental. En otras palabras, cuando tu mente está preocupada por el estado de tu oficina, tiendes a distraerte y a carecer de la concentración necesaria. Una oficina desordenada tiende a ser representativa del estado mental de un trabajador.
- Representación de la marca: Si entraras en la oficina de un cliente y la encontraras desorganizada, ¿Qué pensarías? Probablemente proyectarías ese ambiente a la forma en que el cliente maneja los negocios. Lo mismo se aplica a su propia marca. Mantener limpio el espacio de tu oficina o tu lugar de trabajo no sólo te da una mejor representación, sino que también es una forma de ser respetuoso con el espacio y con las otras personas que lo comparten.
Examinemos algunos consejos para despejar su espacio de oficina y, en consecuencia, ser más productivos.
1. Sólo guarda las cosas que necesitas
En lugar de tratar de tomar decisiones individuales sobre qué guardar y descartar, a veces es mejor deshacerse de todo y luego poco a poco añadir cosas a medida que las necesites. Piensa en ello como el escritorio de tu ordenador. Cuantas más aplicaciones instale, más accesos directos aparecerán en el fondo del escritorio. Sólo cuando eliminas todos esos accesos directos te das cuenta de lo poco que has usado en realidad.
Este mismo principio se aplica a su espacio de oficina o a su oficina en casa. Es muy probable que haya numerosos elementos en su espacio que no se han tocado durante meses, y sin embargo ocupan un valioso espacio sin añadir nada a su productividad. Al deshacerse de todo y luego agregar cosas de nuevo según sea necesario, puede mantener de manera más efectiva y objetiva los suministros de oficina esenciales.
2. Organice su oficina en base a la practicidad
Una vez que haya reducido el desorden siguiendo el método de empezar de cero, el siguiente paso es organizar los elementos restantes en su espacio de trabajo en orden de la regularidad de su uso. Puede usar su pluma estilográfica a diario, pero probablemente consulte su manual de Recursos Humanos una vez cada seis meses.
Para mejorar su flujo de trabajo, coloque los artículos que utiliza con más frecuencia en los cajones superiores del escritorio (como los cargadores y las computadoras portátiles), donde el acceso es rápido y fácil. Tenga los bolígrafos y lápices en una taza cercana y guarde otros suministros (como auriculares, grapas, gomas elásticas) en los cajones inferiores.
Disponga el resto de la oficina de manera similar, de modo que los artículos menos utilizados estén lo más alejados posible. Este sencillo sistema aumentará la productividad y garantizará que las cosas más utilizadas estén siempre cerca, mientras que el resto de los artículos personales pueden guardarse y retirarse del escritorio.
3. Clasifica por guardar, reciclar/basura, y pertenece a otro lugar
Si quieres un proceso más rápido para organizar tus suministros y pertenencias, crea tres cajas o bolsas: guarda, recicla o desecha, y ponlas en otro lugar. Deberías ser capaz de encontrar un lugar para todo. Incluso aquellos que son sentimentales y tienden a aferrarse a ciertos objetos pueden encontrar un nuevo lugar para sus artículos y aún así logran quitar el desorden de la oficina. Considera también qué objetos puedes reciclar (papeles y plásticos), y cuáles puedes tirar (botellas vacías, volantes y folletos).
4. Controla tus cables
Desde los cargadores de teléfonos y portátiles hasta los cables HDMI, el número de cables en cada oficina parece multiplicarse exponencialmente. Ya sea que esos cables estén encima o debajo de su escritorio, puede ser una batalla interminable para mantener esos cables bajo control. Algunas personas eligen ignorar este problema, pero cuando se desarrolla un problema con cualquiera de sus aparatos electrónicos, esta falta de organización puede causar retrasos considerables en la identificación y corrección del problema.
5. Toma una fotografía (puede que te sorprenda)
¿Ha visitado alguna vez otras oficinas y ha notado un desorden del que su colega no es felizmente consciente? Es probable que lo mismo ocurra en su oficina. Sus visitantes ven su oficina con una perspectiva fresca y son más observadores del desorden en su oficina que usted puede que ni siquiera note.
Una gran manera de probar esta sinopsis es tomar una fotografía de su oficina desde la puerta. Esto le permitirá ver el entorno de trabajo con la misma luz que sus invitados, dejándole sorprendido por el resultado. Si tiene problemas para encontrar el desorden, intente tomar fotos desde diferentes ángulos. Las fotografías proporcionan una perspectiva completamente diferente, y los problemas potenciales podrían salir de la foto, ayudándote a identificar rápidamente las áreas que necesitan ser limpiadas.
6. Digitaliza tus notas y documentos
La mayor parte de tu desorden probablemente sea de papel: documentos, tarjetas de visita, notas adhesivas, notas de reuniones y más. El problema es que no sólo ocupan espacio, sino que la mayoría de estos documentos no son algo que se mire con regularidad. En lugar de tenerlos a mano por si acaso lo necesitas algún día, digitaliza tus documentos creando copias electrónicas, ya sea escaneándolos o mecanografiándolos en su lugar.
Hay numerosas aplicaciones disponibles en su smartphone que pueden escanear documentos de forma rápida y sencilla y almacenar los detalles necesarios en su teléfono. Toma fotos de los documentos esenciales que no puedes arriesgarte a perder y luego desecha o recicla las versiones en papel.
También puedes cambiar a otras aplicaciones para tomar notas, como Evernote, Google Docs, Google Keep (a note) y las aplicaciones para tomar notas de los teléfonos iOS y Android. Estas aplicaciones no sólo te permiten digitalizar las notas, sino también sincronizarlas en varios dispositivos a través de la nube. Si tienes cientos de tarjetas de visita en tu escritorio, toma fotos o añade a las personas como contactos, y luego tíralas. Una ventaja de digitalizar tus documentos es que puedes buscar en ellos de forma rápida y cómoda.
7. Desarrolle hábitos de organización más fuertes
El cambio más grande que puedes promulgar para mantenerte libre de desorden es desarrollar un nuevo hábito de limpieza y organización. Cada vez que se introduce un nuevo objeto en la oficina, como un trozo de correo o un nuevo documento, decide lo que planeas hacer con él en ese momento, o al menos antes de que termine el día. Revise la idea de guardar, tirar a la basura/reciclar o colocar en otro lugar para determinar dónde colocar el documento. Prevenir el desorden es la mejor manera de mantener su oficina limpia.
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