Conseguir que sus empleados adopten y acepten la digitalización de la oficina requiere algo más que suerte y un correo electrónico para toda la oficina: tenga en cuenta los siguientes consejos de Safetydoc:
1. Elimine el factor miedo
Resuelva el problema del ‘FUD’, que es el miedo, la incertidumbre y la duda. Si los empleados temen que la tecnología sustituya alguna parte de su trabajo, se resistirán. Demuestre que está utilizando la digitalización para aumentar su fuerza de trabajo, no para sustituirla.
Asegure a los empleados que sus trabajos no se van a evaporar. Explique que la empresa está utilizando la digitalización y la automatización de las oficinas para aumentar el personal existente y permitir un tipo de asistencia digital que permita a los empleados centrarse en un trabajo más importante.
2. Sé sincero y comunica
Sea claro sobre lo que la empresa está haciendo al digitalizar. Explique por qué y los resultados esperados. Diga a los empleados cómo afectará la digitalización de la oficina a sus vidas, trabajos y tareas diarias. Hazles saber también qué asistencia se les proporcionará durante la transición.
3. Proporcione una advertencia
Comunique en exceso el paso a la digitalización de la oficina e incluya los motivos subyacentes. Esto asegura que la gente es consciente de que el cambio está llegando, les da tiempo para prepararse y les permite entender por qué es importante para el éxito continuo de la empresa.
4. Asegurar la completa adopción por parte del liderazgo
Es fundamental que todo el equipo ejecutivo esté a bordo y tenga claras las iniciativas digitales y tecnológicas. Sin la alineación del liderazgo, la adopción tiene pocas posibilidades.
Incluya a las partes interesadas y a las personas influyentes de la organización en el proceso de digitalización de la oficina. Esto ayudará a la adopción en general, ya que todo el mundo se siente más conectado y muestra la compra en el cambio.
5. Proporcionar formación
Ofrezca una amplia formación y un apoyo continuo durante la transición. Múltiples sesiones de formación, formaciones de puertas abiertas y acceso a expertos, todo ello garantiza que los cambios no causen una pérdida de productividad.
La formación continua muestra a tus empleados que estás comprometido con ellos y con la digitalización de la oficina.
La formación continua, como las demostraciones periódicas, prepara a tu organización para el siguiente nivel, y eso motiva a los empleados a estar entusiasmados en lugar de dudar sobre la transición.
6. Involucra a tus empleados en las decisiones de digitalización
Al igual que buscas la opinión de los clientes mientras estás en fase beta con un nuevo producto, pide a tus empleados que te den su opinión sobre la mejor manera de digitalizar de forma que potencien sus resultados y su eficiencia. Esto ayuda a producir procesos de digitalización efectivos y da a los empleados un sentido de participación, para que no se sientan aislados de lo que está sucediendo.
7. Ir paso a paso
Algunas de las mejores campañas de digitalización se despliegan paso a paso», dice Schoeneberger. «Ir poco a poco alivia las preocupaciones sobre el uso de la tecnología, permite procesar el cambio y muestra los posibles impactos en los puestos».
La digitalización de las oficinas debe ser una «estrategia a largo plazo», añade Beard. «Empezar poco a poco, especialmente con las transiciones culturales, y dar a los empleados la propiedad en cada paso del camino».